Ti sono arrivate delle richieste da parte del personale per dei corsi di formazione.
Poi ti è venuto in mente che c’è da fare della formazione per il conseguimento della Certificazione ESG e Pdr 125 che state portando avanti. Neanche te sai bene su cosa di specifico.
E che i nuovi assunti devono fare la sicurezza obbligatoria.
E hai iniziato a scarabocchiare tutto cercando di dargli una struttura, ma non hai ottenuto niente di presentabile alla direzione. Quindi rimandi a un altro momento. E rimandi di nuovo. E alla fine fai solo la sicurezza perché è obbligatoria.
Se ti trovi in questa situazione, sei nel posto giusto: in questo articolo approfondiremo come strutturare un piano formativo aziendale funzionale, utile e a prova di rifiuto da parte della direzione!
Il Piano Formativo aziendale è un documento dove si vanno a definire le azioni formative da attuare nella finestra temporale prefissata.
Può comprendere più o meno parti a seconda della complessità, ma tre sono i punti fondamentali che deve contenere: l’analisi dei fabbisogni del personale, la programmazione e l’analisi costi.
L'analisi dei Fabbisogni
Iniziamo con quella che è la parte cruciale di un piano formativo: l’Analisi dei Fabbisogni.
In questa sezione, si vanno a organizzare (noi suggeriamo sotto forma di foglio Excel) quelle che sono le necessità formative raccolte sotto forma di richiesta esplicita del personale, sotto forma di survey, o da indicazioni specifiche per il conseguimento di specifiche certificazioni.
Una volta composto l’ elenco, a ciascun argomento consigliamo di associare un obiettivo (es: efficientare un reparto dell’x%) pensandolo in maniera SMART (Specifico, Misurabile, Attuabile, Rilevante e definito nel Tempo).
A questo punto, si deve pensare alle persone: consigliamo di associare l’attività al reparto coinvolto e al numero di persone interessate.
Gli allievi coinvolti avranno probabilmente un periodo che preferiscono per effettuare la formazione (magari uno un po’ più scarico) e una priorità da dare a questa attività (urgente, media, bassa): indicalo.
A questo punto il grosso è fatto, ma se vuoi fare un lavoro di fino puoi indicare anche la metodologia formativa preferibile per la formazione (es: training on the job, formazione in aula, formazione a distanza) e il tipo di docenza desiderabile (esterna – un consulente- o interna – ad esempio una figura senior).
Fatto tutto ciò dovresti ottenere un file di questo tipo, comodo per avere subito sott’occhio tutte le attività.
La programmazione
La programmazione è la parte forse un po’ più noiosa, ma è anche abbastanza semplice: individuati i docenti, occorre verificare con loro le disponibilità a effettuare docenza nei periodi inseriti come preferibili.
Ottimo se le agende combaciano alla prima, ma normalmente a questo punto ci si trova a incrociare le disponibilità del docente con le ferie e gli impegni lavorativi degli allievi coinvolti.
Ricordati però che il Piano Formativo non è scolpito su pietra: cerca di farlo il più realistico possibile, ma tenendo a mente che le variazioni in corsa sono normali!
L'analisi dei costi
Arriviamo ora al tema più delicato: analizzare i costi delle attività formative in termini economici.
Ci sono aziende che nelle uscite considerano solo il costo del docente, altre inseriscono anche il costo orario dei dipendenti in formazione, altri inseriscono eventuali aule esterne e via così.
Non c’è un unico elenco di voci valido per tutte le aziende, la questione è estremamente soggettiva.
Allo stesso tempo, non esiste un modo universale per quantificare i ritorni di investimento, dipendendo questi molto dal tipo di corso che si va a considerare.
Un esempio pratico:
In corso di francese per il reparto sales si può considerare in maniera abbastanza diretta, come voce di ritorno, il guadagno derivato dall’acquisizione di nuovi clienti francofoni.
In un corso dedicato al problem solving per un capo reparto, la voce di ritorno è già molto meno diretta.
Considerare solo il ritorno economico come KPI di riferimento può essere limitante.
Prova a considerare di usare anche quelli pensati nella sezione obiettivi della scheda dei fabbisogni: per le soft skills ad esempio, spesso è meglio partire da li.
E i bandi per la formazione?
Se mentre inserivi come docente il consulente da 300 €/h ti è comparsa l’immagine di tutta la contabilità adirata pronta a buttare giù il tuo progetto formativo, forse è il caso di sfruttare i bandi per la formazione.
Valuta con il reparto interno o con il tuo Ente di Formazione di fiducia quali bandi, avvisi sui Fondi Interprofessionali o voucher sono compatibili con i risultati della tua analisi dei fabbisogni.
In questo modo puoi andare a ridurre anche del 100% i costi di docenza e in alcuni casi – Fondo Nuove Competenze – anche quelli del personale in formazione.
Se non hai un Ente di Formazione di fiducia o vuoi confrontarti senza impegno con un esperto, contattaci!